A gestão de projetos à distância é uma realidade que existe há muitos anos. Contudo, fruto das restrições resultantes da pandemia que tem vindo a afetar o mundo inteiro, a consciência das pessoas e das organizações para esta realidade aumentou exponencialmente.

Esta nova forma de trabalhar teve um impacto significativo na forma como os projetos são geridos à distância e, apesar de existir a esperança de que a vida das pessoas e das organizações voltará ao “normal”, é importante que as organizações se preparem para uma realidade que poderá ser mais ou menos duradoura.

A comunicação é um dos fatores mais importantes no sucesso de um projeto e é também um dos aspetos mais afetados pelo facto dos projetos acontecerem à distância. Alguns investigadores afirmam que 7% da nossa comunicação é resultado das palavras que usamos, 55% é resultado da nossa linguagem corporal e 38% é resultado do tom de voz. Isto significa que é necessário adaptar a nossa forma de comunicar e torná-la o mais semelhante possível à comunicação que acontece quando estamos fisicamente próximos. No contexto da gestão de projetos à distância, há algumas técnicas/dicas que acredito que tem um impacto positivo ao nível da comunicação e que gostaria de partilhar:

• • Utilização do vídeo nas reuniões virtuais: isto vai permitir ao seu interlocutor “ler” a sua linguagem corporal e vai permitir-lhe a si “ler” a forma como o seu interlocutor está a receber a mensagem, ou seja, se está a anuir, se está a mostrar-se indiferente, se está a ficar desconfortável, se está agradado, etc. Tudo reações que não poderia identificar caso a reunião acontecesse sem vídeo. Não se esqueça de manter o contacto visual com o seu interlocutor (olhar para a câmara).

• • Reúna fisicamente nos momentos-chave do seu projeto: num contexto de gestão de projetos à distância em que não se verifiquem as restrições decorrentes da pandemia, deve ser encorajado o contacto e as reuniões presenciais pontuais. Destacaria as reuniões de arranque do projeto, onde são tomadas decisões críticas, e, não menos importante, as reuniões de encerramento do projeto.

• Promover momentos de trabalho em que a equipa está fisicamente reunida: o facto das equipas de projeto trabalharem à distância torna, na minha opinião, o processo de forming e norming de uma equipa ligeiramente mais lento. Portanto, é importante promover momentos de team building e de trabalho em que a equipa de projeto está reunida fisicamente. Isto vai eliminar barreiras na comunicação dentro da equipa e permitir que esta se conheça melhor e, acima de tudo, facilitar o assimilar da cultura organizacional, principalmente por elementos mais recentes na organização.

Haverá outros aspetos também muito relevantes para o sucesso da gestão de um projeto à distância, que variam consoante o contexto de cada projeto, e outros de natureza mais operacional, que também devem ser tidos em consideração. Em forma de conclusão, desafio-os a refletir sobre quais destes aspetos podem desde já aplicar nos vossos projetos.